Homeoffice

Professional Organizing: Homeoffice - 2x 7 Tipps für effizientes Arbeiten von Zuhause

2x 7 Tipps für effizientes Arbeiten von Zuhause

Ab ins Homeoffice! Zu Hause arbeiten. Den ganzen Tag. Auf unbestimmte Zeit. Für viele Freiberufler bereits Usus, für viele Selbständige und Beschäftigte ein Novum in einer Corona-Krisen-Zeit – der abrupte Wechsel ins Homeoffice eine Herausforderung.

Mit dem simplen Hinweis, von nun an die Arbeit von zu Hause aus zu erledigen, ist es natürlich nicht getan. Jedes Teammitglied und jede Teamarchitektur muss individuell auf die neue Situation eingestellt werden. Ein vernünftig eingerichteter Arbeitsplatz gehört ebenso dazu wie die virtuelle Teamarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten stressfrei zu gestalten.

Neben leistungsfähiger Technik wie PC oder Laptop, Bildschirm, Tastatur, Maus, Internetverbindung, W-LAN, Telefonanschluss, Drucker, Software und die Berücksichtigung rechtlicher Komponenten wie Datenschutz, Erstellung rechtsgültiger Dokumente etc. gibt es viele andere Komponenten für ein effizientes Arbeiten von Zuhause.

2x 7 Tipps

  1. Schaffen Sie Ordnung und Struktur!
    Nutzen Sie die Zeit, um aufzuräumen! Wenn der Arbeitsplatz auf einmal gleichzeitig ein Teil vom Zuhause ist, gilt es um so mehr Ordnung und Struktur zu haben. Die Ordnung der Räume gibt Ihnen sodann Kraft und Ruhe. Ein schöner Nebeneffekt: bei zukünftigen Videokonferenzen erleben Sie keine unangenehmen Überraschungen, die das Blickfeld der Kamera einfangen könnte.
  2. Definieren Sie klar Ihren Arbeitsplatz!
    Arbeiten und Wohnen unter einem Dach, in einer Wohnung – eine meist neue Situation. Um so wichtiger ist es, einen festgelegten Arbeitsbereich zu schaffen, zu definieren und einzuhalten. Dabei geht es nicht darum, einen perfekt eingerichteten Arbeitsraum mit geeigneter Beleuchtung zu haben. Dies ist in den meisten Fällen aus Platzgründen vermutlich ohnehin nicht machbar. Es geht vielmehr darum, einen festen „Raum“ zu definieren. Und wenn es nur ein Teil des Küchentisches ist…
  3. Verwenden Sie digitale Tools!
    Überwinden Sie abwehrende Gedanken zum Thema Digitalisierung. Sehen Sie das Homeoffice auch als digitale Weiterbildung und als zukunftsweisende Qualifizierung zur virtuellen Teamentwicklung.
    Damit die virtuelle Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, brauchen Teams gut funktionierende digitale Werkzeuge. Sog. „Collaboration Tools“ können die Teamarbeit effizienter machen, den Austausch erleichtern und Teammitgliedern helfen, den Überblick zu behalten.
    Zoom als Tool für Videokonferenzen z.B. macht es in Meetings möglich, den Bildschirm mit anderen Teilnehmern zu teilen und ihnen Präsentationen oder Dokumente zu zeigen. Als Kommunikationsdienst für Teams steht Slack zur Verfügung. Beim managen einfacher Projekte und zur transparenten Arbeitsorganisation kann Trello weiterhelfen. Hier werden auf virtuellen Pinnwänden – Kanban-Boards – z.B. Fragen wie „Wer macht was bis wann? Was ist als Nächstes zu tun? Und welche Aufgaben sind bereits abgeschlossen?“ auf einen Blick beantwortet.
  4. Stellen Sie klar und deutlich Regeln auf!
    Stellen Sie klare Regeln für ihre Arbeitszeit und Erreichbarkeit auf und halten Sie diese ein!
  5. Seien Sie pünktlich!
    Berücksichtigen Sie: Pünktlichkeit ist bei virtueller Teamarbeit besonders wichtig.
  6. Bauen Sie so gut es geht Anonymität ab!
    Versehen Sie web-basierte Zusammenarbeit mit Fotos und Angaben zur Person!
  7. Bringen Sie Struktur in den Arbeitsalltag!
    Definieren Sie einen festen Zeitplan und entwickeln Sie Routinen!
  8. Focussieren Sie sich auf die Arbeit!
    Den Boden schrubben, die Spülmaschine ausräumen, die Wäsche bügeln… Wenn man sich erlaubt, während der Arbeitszeit die Grenze zwischen Zuhause und Arbeit zu verwischen, wird man Unwohlsein und stressvolle Stimmung ernten. Denn es gibt immer etwas, was noch in der Wohnung gemacht werde müsste. Grundsätzlich sollte gelten: Wenn ich arbeite, habe ich keine Zeit für andere Dinge. Jedes Familienmitglied sollte dieses beherzigen. Und dennoch: Üben Sie sich immer wieder, souverän und geduldig mit „Störungen“ umzugehen.
  9. Üben Sie sich in wohlwollender Kommunikation!
    Effektive Kommunikation ist der Eckpfeiler jeder funktionierenden Gruppe und besonders herausfordernd für räumlich getrennte Teams. Die virtuelle Situation: Informationen fließen statt in Meetings per Telefon- und Videokonferenz, statt auf Zuruf kommen Hinweise per Messenger. Führungskräfte müssen gerade in online-Teams verstärkt als besonnene Moderatoren fungieren.
  10. Schenken Sie Ihren Kollegen Vertrauen!
    Selbst wenn Führungskräfte ihre Teammitglieder voller Vertrauen ins Homeoffice entlassen, bedeutet das noch lange nicht, dass dieses Vertrauen auch unter den Teammitgliedern geteilt wird. Teammitglieder arbeiten dann voller Motivation, wenn sie den Sinn ihrer Arbeit und ihre Rolle im Team verstehen. So entsteht intrinsische Motivation, die Kontrolle im Homeoffice überflüssig macht.
  11. Entwickeln Sie Rituale, die Verbundenheit unterstützen!
    Ein Aspekt, der durch räumliche Trennung besonders leidet, ist der Teamgeist und das Gefühl von Verbundenheit. Mitarbeiter können sich bereits nach kürzester Zeit von Team und Unternehmen entkoppelt fühlen. Persönliche Bindungen entstehen meist durch den kurzen Austausch vor einem Meeting oder an der Kaffeemaschine. Diese Dinge passieren im Büroalltag so ganz nebenbei. Daher neben Sie sich im Homeoffice ganz bewusst Zeit für einen „virtuellen Kaffeeklatsch“.
  12. Machen Sie bewußt Pausen und gestalten Sie diese an der frischen Luft!
    Das Homeoffice mit frischer Luft zu unterbrechen und den Kreislauf in Bewegung zu bringen ist wichtig, um den „virtuellen“ Arbeitstag stressfrei und angenehm zu gestalten. Ohne die Nähe von Kollegen, die oft eine Pause vom Arbeitsalltag bieten können, sind Spaziergänge oder Radfahren eine gute Möglichkeit, sich zu erholen.
  13. Kleiden Sie sich in einem schönen Gewand!
    Kleiden sie sich so, als ob Sie ins Büro gehen würde. Lockere Kleidung ist zwar OK; den ganzen Tag in Jogginghose vor dem PC zu hocken, ist für die Stimmung jedoch nicht förderlich. Probieren Sie es selbst aus, was das mit ihrer inneren Haltung macht.
  14. Machen Sie aus der Krise eine Chance!
    Legen Sie jetzt den Grundstein für einen gesunden Umgang mit Krisensituationen. Wie stellt sich die gesamte Situation in einem Jahr da? Welche alten Phänomene haben sich aufgelöst, welche neuen Möglichkeitsräume haben sich eröffnet?

    Weitere Tipps & Impulse auch unter: Selbstmanagement

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# N E U
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P.S.: Bitte beachten Sie: Aufräumen ist ein individueller Prozess. Welche Dinge in Ihrem persönlichen Umfeld verbleiben oder von welchen Sie sich trennen wollen, obliegt einzig und allein Ihnen.

Digitales Horten

Professional Organizing: Digitales Horten - 7-Data-Cleaning

7-Data-Cleaning

Die Ordner auf dem Rechner quellen über: ungelesene E-Mails, längst vergessene Dateien und Urlaubsfotos, die sich keiner mehr anschaut… Löschen? Kommt nicht in Frage! Für viele ist es geradezu ein Wagnis, Dateien zu löschen. Die Daten könnten doch noch mal wichtig sein, die Bilder eine schöne Erinnerung. Die Entscheidung „kann weg“ oder „kann nicht weg“ ist viel zu anstrengend. Oder ist es der Faktor Angst durch den Löschvorgang auch die Erinnerung zu löschen und Ereignisse zu vergessen? Was treibt uns an, digital zu horten?

Cloud-Speicher, Suchfunktionen & Co.
In der digitalen Welt scheint es um ein vielfaches schwerer zu fallen, sich von Dingen zu trennen und „Müll“ zu entsorgen. Oder sind es die Möglichkeiten der Cloud-Speicher und Suchfunktionen, die die Entscheidungsträgheit unterstützen?
Cloud-Speicher verlagern das Problem mit dem Umgang ungenutzter Datenmengen; Suchfunktionen lassen uns glauben, die Datenmengen im Griff zu haben und alles schnell und zielsicher zu finden. Die Datenmengen bleiben und gehen ins Unüberschaubare.

Speicherplatz als Kostenfaktor
Festplatten sind ähnlich geduldig wie Dachböden oder Kellerräume. Und vor allem: keiner sieht so schnell, wie zugemüllt die realen und virtuellen Räume sind. Wieso also aufräumen?
Das Speichern von Datenmengen ist ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor. Speicherplatz kostet nämlich viel Strom und Geld. Unternehmen haben das erkannt und versuchen Abhilfe zu schaffen. Sie rufen ihre Mitarbeiter vermehrt dazu auf, regelmäßig Daten zu löschen. Kleinvieh macht auch Mist: Speicherplatz kann somit im Terabyte-Bereich frei werden.

KI soll helfen
Interdisziplinäre Expertenteams forschen bereits an digitalen Möglichkeiten, das immer notwendiger werdende Löschen von Dateien zu automatisieren. Künstliche Intelligenz heißt auch hier das Zauberwort. Die Frage ist jedoch wie sehr Menschen den Löschvorschlägen der Künstlichen Intelligenz vertrauen. Und auch hier gilt: KI muß zunächst das Löschen lernen.

Das Löschen „von Hand“ ist vielleicht anstrengend, erfordert Disziplin und ist irgendwann nicht mehr zeitgemäß. Es gibt jedoch ein Doppeleffekt: nicht nur die digitale Festplatte wird gecleant, sondern auch die mentale: der Kopf wird wieder freier.

Digitales Selbstmanagement
Auch wenn Künstliche Intelligenz uns in Zukunft helfen wird, unseren Datenmüll zu erkennen und zu entsorgen, so ist es wohl viel pfiffiger den ersten vor dem zweiten Schritt zu machen: seine eigene digitale Arbeitsweise zu überdenken und sich im digitalen Selbstmanagement zu schulen. Das ist kein Luxus, sondern ein absolutes Muß für die Herausforderungen der neuen Arbeitswelten. Dabei unterstütze ich Sie gerne. Und vielleicht ordnet sich Ihr Kleiderschrank dann auch ganz von selbst… 🙂

Tipp: 7-Data-Claening
Räumen Sie peu à peu Ihre digitale Festplatte auf! Integrieren Sie das 7-Data-Claening in ihren Arbeitsalltag. Löschen Sie 7 Dateien pro Woche, die Sie nicht mehr benötigen oder die veraltet sind.

Sende-Tipp:
Aufklärungsclip: Der Desktop-Messie – Speicher nicht ab. Lern Löschen und Sortieren. – funk.net/ SWR

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Selbstmanagement

Professional Organizing: Selbstmanagement - Manage Dich selbst!

Manage Dich selbst!

Überlastet, gestresst und am Ende der Kräfte – viele Arbeitnehmer beschreiben so das Resultat ihres Arbeitsalltags und gehen völlig ausgelaugt in den Weihnachtsurlaub. Die Freude über die kleine „Auszeit zwischen den Tagen“ verpufft schnell, das Hamsterrad beginnt von Neuem.
Wer seinen eigenen Arbeitsalltag besser in den Griff bekommen will und stressfreier arbeiten möchte, sollte seine Arbeitsweise und  individuellen Arbeitsstil überdenken. Das vor uns liegende Jahr bietet sich an, neue Wege zu gehen. Nehmen Sie Ihren eigenen Arbeitsalltag bewusst in die Hand und gestalten Sie diesen aktiv!

Tipps & Impulse zum Selbstmanagement:

  • Haben Sie Mut zur Veränderung!
  • Gehen Sie wertschätzend mit sich um und achten Sie auf Ihre Bedürfnisse!
  • Sorgen Sie für Ordnung! Eine klare äußere Ordnung im Arbeitsumfeld (z.B. der Schreibtisch) unterstützt die innere Ordnung.
  • Bekommen Sie Ihren Kopf frei! Integrieren Sie regelmäßiges Braincleaning in Ihren Alltag!
  • Achten Sie auf gehirngerechte Arbeitsweise!
  • Kombinieren Sie digital und analog! (Schreiben von Hand fördert Kreativität.)
  • Machen Sie sich Ihrer Ziele bewußt und definieren Sie diese klar!
  • Lernen Sie, NEIN zu sagen!
  • Erledigen Sie öfter Aufgaben gut statt perfekt!
  • Kalkulieren Sie mit Pufferzeiten! Regel: ca. 60% der (täglichen) Arbeitszeit verplanen – ca. 40% Pufferzeit.
  • Planen Sie auch Pausen und lassen Pausen nicht sausen!
  • Üben Sie sich im Fokussieren! Konzentrieren Sie sich uneingeschränkt auf den Moment/ auf eine Aufgabe! (Beachte: Multitasking ist ein Mythos!)
  • Gehen Sie sensibel mit Ihrer Zeit um! (Beachte: Zeitdiebe)
  • Sorgen Sie regelmäßig für kleine Entspannungsräume!
  • Halten Sie Ihr Leben in Balance!

Tipp: Einfach machen!
Gehen Sie kleine Schritte, aber beginnen Sie…

Ich wünsche allen ein aufgeräumtes, neues Jahr 2020!

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